海外のビジネスマンからすると、日本式の会議は不思議だらけなのだという。
ここ数年、日本のビジネスシーンでは「働き方改革」が進められている。残業防止策として「◯時以降はオフィスが消灯される」という企業も少なくないが、従業員の業務量が減るわけではなく、結局自宅に仕事を持ち帰っている人も多いらしい。
その業務量を圧迫している原因の一つが「会議」だ。海外のビジネスマンいわく、日本式の会議はまるで“儀式”なのだという。いったい何が儀式的なのかというと、活発に議論が行われるわけでもなく、型にはまった説明が一方通行のように続くだけで、具体的な何かが決まらないままに会議が終わるということ。確かに会議の締めに「検討して後日改めてご連絡差し上げます」「具体的なことはこれから担当者同士で詰めていきましょう」などの“決まり文句”を耳にすることが多いような気がする。
日本では「みんなの意識共有」のために開かれる会議がとても多い。その事前準備や、“念のため”参加して話を聞いておくといった姿勢が、業務量の圧迫に繋がっているのだ。せっかく人が集まるのだから、会議は本来「何かを決めるため」に知恵や意見を出し合うべきだし、それが仕事の効率化、活性化に結びつくのではないだろうか。
実のある会議をするためには、
・参加人数を最小限にしぼる(かのスティーブ・ジョブズは議題に関係のない人はどんどん途中退席させていたらしい)
・会議の責任者、意思決定者をあらかじめ決めておく(話が脱線したり堂々めぐりになったりするのを防ぐ)
・PCなどのデバイスを持ちこまない(メールやSNSの通知で気が散るのを防ぐ)
・資料を持ち込まない(話の方向や思考がマンネリ化するのを防ぐ)
などさまざまな方法がある。
“改革”などと仰々しく身構えなくても、まずは小さな心掛けやルールを取り入れてみれば、会議はグッと効率的に、クリエイティブになりそうだ。
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